Näited kaugtöö rakendamisest

Allikas: Targa töö WiKi

2009. aastal viisid Rakendusuuringute Keskus CentAR uurijad Epp Kallaste ja Krista Jaakson läbi juhtumiuuringud kümnes kaugtööd rakendavas organisatsioonis, et koguda praktilisi näiteid kaugtöö korraldusest erinevates organisatsioonides.

Juhtumiuuringud organisatsioonides koosnesid järgmistest osadest:

  1. Poolstruktureeritud süvaintervjuu personalijuhiga või muu kaugtöö rakendamise süsteemidega kursis oleva juhiga;
  2. Fookusgrupp kaugtööd kasutavate töötajatega, vaata Media:Intervjuu_kava;
  3. Fookusgrupp kaugtöötajaid ja kaugtööd mitte tegevaid töötajaid juhtivate keskastme juhtidega;
  4. IT spetsialisti veebiküsitlus kaugtöö tehnilise poole kohta info saamiseks, vaata küsitlust.

Vaata Juhtumiuuringute metoodika.

Kõikide juhtumite puhul vaadati järgmisi aspekte:

  • Kaugtöö korraldus
    • Kaugtöö teke ja reguleeritus - kuidas kaugtöö kasutusele võeti, millised dokumendid on selleks vormistatud.
    • Kaugtöötajad ja kontoritöötajad - kes võivad kaugtööd teha ja kes seda otsustab.
    • Töötulemuste ja –aja mõõtmine - kas ja kuidas jälgitakse töötajate tööaega ja kuidas mõõdetakse töötulemusi.
    • Kommunikatsioon - kuidas on korraldatud kaugtöö kasutamisel infovahetus.
    • IKT lahendused ja turvalisus - milliseid IKT lahendusi kasutati ja kuidas olid maandatud turvariskid.
    • Rahalised kulud ja tulud - kaugtöö rakendamisega seotud kulud ja ja tulud.
    • Töötervishoid - kuidas oli korraldatud töökeskkonna ja töötervishoiuga seotud küsimused.
  • Eesmärgid ja positiivsed mõjud - kaugtöö rakendamise eesmärgid ja positiivsed mõjud töötajate ja juhtide hinnangul.
  • Takistused ja probleemid - milliseid takistusi ja probleeme on esinenud kaugtöö rakendamisel töötajate ja juhtide hinnangul.


Ülevaade juhtumitest

Sisukord

Juhtum 1 - põhjalikult reguleeritud kodutööpäevad


Telekommunikatsiooni valdkonnas tegutsevas ettevõttes töötab üle 250 valgekrae, kelle peamiseks töövahendiks on arvuti. Töökohad asuvad suures avatud kontoris, omaette kabinetid on vähestel töötajatel. Ettevõttes rakendati kodutööpäevi, et töötajad saaksid täita süvenemist nõudvaid ülesandeid. Kaugtööd mõistetakse kodutööna ning nii seda ka nimetatakse, kuna peamiseks kohaks, kust kaugtööd tehakse, oli töötaja kodu.

Selle juhtumi puhul oli tegemist põhjalikult läbimõeldud süsteemiga, mille rakendamisele eelnes ka katsetamiseperiood. Väljaspool kontorit töötamisele on seatud selged eesmärgid ning välja on töötatud dokumendid, mis seda reguleerivad (Väljaspool tööandja ametlikke ruume töötamise kord ehk kodutöö kord, Töötajate kodutöö taotlus, Väljaspool tööandja ametlikke ruume töötamise leping).

Loe detailsemalt - Juhtum 1 - põhjalikult reguleeritud kodutöö päevad


Juhtum 2 – juhuslik kaugtöö kasutamine avalikus sektoris

Tegemist on ligi 50 töötajaga avaliku halduse organisatsiooniga asukohaga väljapool Tallinna. Töökohad asuvad ühes kontorihoones ja enamikul töötajatest on kas omaette või kahe-kolme peale kabinetid. Asutus nõustab kodanikke nii telefonitsi kui silmast-silma ja kuigi selleks on kehtestatud vastuvõtuajad, siis vajadusel teenindatakse ka väljapool sätestatud aegu.

Töötajad jagunevad ametnikeks ja abiteenistujateks, kusjuures enamik ametnikke saaks kaugtööd kasutada üks või kaks päeva nädalas, kuid reaalselt on kaugtööd rakendavaid ametnikke vähem kui neljandik. Asutuses on paar ametnikku, kes on valdavalt kaugtööl, nt. siseaudiitor ja jurist. Nemad viibivad kontoris üksikutel päevadel kuus hädavajalikel koosolekutel osalemise ja pabermaterjalide kogumise eesmärgil.

Kuigi asutuse juht on väljendanud soovi, et kõigil töötajatel oleks võimalik teha üks päev nädalas kaugtööd, on kaugtöö kasutus mõne töötaja erandiga valdavalt ebaregulaarne ja seotud erakorraliste asjaoludega (haigus, ilmaolud vms). Põhiliseks kaugtöö kohaks on töötajate kodud.Kaugtöö reguleerimisele ja korraldusele erilist tähelepanu pööratud ei ole.

Loe pikemalt Juhtum 2 – juhuslik kaugtöö kasutamine avalikus sektoris

Juhtum 3 - paindlik kaugtöö meediaettevõttes

Kolmanda juhtumi puhul on tegemist Tallinnas asuva meediaettevõttega, kus töötab alla 20 töötaja. Ettevõte on tegutsenud üle kümne aasta ning töötajaskond on suhteliselt pika staažiga. Kaugtööd saavad teha umbes pooled töötajatest. Need on eelkõige analüütikud ja toimetajad, kelle töö aluseks on andmebaas, mis on interneti kaudu kättesaadav. Samuti saab juhtkond osaliselt kodus töötada. Need, kes tegelevad andmebaasi kokku panemisega, peavad seda tegema kontoris samuti raadio- ja teleosakond.

Kontoriruumina jagavad paar-kolm inimest kabineti. Kaugtööd tegevate töötajate jaoks on olemas mõned vabad töökohad, kuid mitte kõikide kaugtööd tegevate töötajate jaoks. Kaugtöö võimalus tekkis ettevõttes umbes kaks aastat tagasi seoses andmebaasi internetipõhiseks viimisega.

Kokkuvõttes on tegemist väikese organisatsiooniga ja paindliku kaugtöö korraldusega, kus töötajad võivad valida vabalt töökohta.

Loe pikemalt Juhtum 3 - paindlik kaugtöö meediaettevõttes


Juhtum 4 - süsteemne kaugtöö arendaja avalikus sektoris

Juhtum neli käsitles alla 250 töötajaga Tallinnas asuvat avaliku halduse organisatsiooni. Organisatsioonis on kaugtöö kasutamist arendatud põhjalikult ja süsteemselt alates 2007. aastast. Enamus töötajatest kasutab kaugtöö võimalust mõned korrad kuus või nädalas.

Kaugtöö korraldus on läbi mõeldud ja läbi räägitud, kuid ametlikult seda kinnitatud ei ole, mis ei ole otseselt kaugtöö kasutamist takistanud, kuid on toonud kaasa probleeme kaugtöötajate kulude katmisel. Kaugtöö kasutamist toetavad IT lahendus Remote Deskdopi ja ühise elektroonilise kalendri näol.

Loe pikemalt Juhtum 4 - süsteemne kaugtöö arendaja avalikus sektoris


Juhtum 5 - Kaugtöö rakendumine struktuurireformi tulemusena

Selles Tallinna avaliku haldusega tegelevas organisatsioonis hakati kaugtööd rakendama struktuurireformi tulemusena. Asutuses on kokku üle 500 töötaja, kelles pooled töötavad peakontoris Tallinnas ja ülejäänud piirkondlikes kontorites. Struktuurireformi tulemusena muudeti iseseisvad piirkondlikud struktuuriüksused funktsionaalseteks üksusteks, mille juhtimine toimub peakontorist.

Olenevalt elukohast võivad töötajad kasutada mitut organisatsiooni kontorit, samuti on võimalik kodus töötada. Eraldi dokumente või süsteemi kaugtööks välja töötatud ei ole. Kuna kaugtöö rakendamine on olnud pigem teiste protsesside tulemus, kui otsene eesmärk, ei ole see töötajate poolt mõnikord teadvustatud. Paindliku töökoha kasutamist toetab organisatsiooni infosüsteem ja IT-lahendus.

Loe pikemalt Juhtum 5 - Kaugtöö rakendumine struktuurireformi tulemusena


Juhtum 6 – kõneteenuseid pakkuv kaugtöökeskus

Selle juhtumi puhul oli tegemist telefoniteenindusega tegeleva ettevõttega, kes viis ühe oma kontori Eesti kaugemasse piirkonda, mille tulemusena tekkis ettevõtte satelliitkontor ehk kaugtöökeskus. Piirkond pakkus ettevõttele ettevalmistatud kontoripinda ja teenindaja baaskoolituse läbinud tööle soovivaid inimesi.

Algselt pilootprojektina kavandatud keskus on tänaseks toiminud mitu aastat. Kaugtöökeskuses töötavad inimesed teevad sarnast tööd Tallinna peakontoris töötavate inimestega. Eesmärgiga vähendada koolituskulusid suunatakse neile süstemaatiliselt suuremahulisi tellimusi. Probleeme on tekitanud pikemaajalised elektri- ja Internetikatkestused.

Loe pikemalt Juhtum 6 – kõneteenuseid pakkuv kaugtöökeskus


Juhtum 7 – täielik kaugtöö ilma kontorita

Selles ettevõttes oli kaugtöö rakendamine juhi teadlik valik ja kontorit firmal üldse ei olnudki. Ettevõttes töötas alla 10 töötaja, kes kõik töötasid oma kodudest. Tegevusvaldkond oli meedia. Aeg-ajalt saadi kokku ettevõtte juhi kodukontoris. Tööülesannete andmine toimus e-maili teel, tööaega ei mõõdetud ega kontrollitud. Oluline oli, et töö oleks tehtud kvaliteetselt ja tähtaegselt.

Kaugtöö ei olnud otseselt ühegi dokumendiga reguleeritud, kuid töötajatele olid antud täpsed juhised, kuidas mingis olukorras käituda ja klientidega suhelda. Töötajateks olid inimesed (üliõpilased, lapsehoolduspuhkusel olijad, liikumispuudega inimesed), kes eelistasid kaugtööd kontoritööle. Kaugtöö rakendamine oli juhi teadlik valik ning võimaldas selge kulude kokkuhoiu.

Loe pikemalt Juhtum 7 – täielik kaugtöö ilma kontorita


Juhtum 8 - tulemuspõhine töö, aeg ja koht vastavalt tööülesandele

Ettevõte tegutseb IT valdkonnas ja on rahvusvahelise kontserni Eesti haru. Töötajate arv ettevõttes jääb 50 ja 100 vahele. Ettevõttel on kontorid Tallinnas ja Tartus. Töö iseloomu tõttu tuleb osa töid teostada kliendi juures, osa töid tehakse teistes riikides asuvatele klientidele. Seega nõuab ettevõtte töö iseloom distantsilt töö korraldamist ja seda toetavad tehnilised lahendused.

Töökorraldus on tulemuspõhine - oluline on töö kvaliteetne valmimine tähtajaks ja klientide rahulolu. Töö tegemise aeg ja koht valitakse vastavalt tööülesandele. Töötajatel on iseseisev otsustuspädevus oma töö aja üle ja nad võivad soovi korral töötada ka kodus, kuigi kõigil on ka kontoris oma töökoht. Eraldi on tähelepanu pööratud turvariskide maandamisele ja selleks on töötajatel vastavad juhised.

Loe pikemalt Juhtum 8 - tulemuspõhine töö, aeg ja koht vastavalt tööülesandele


Juhtum 9 – mobiilne ajakirja toimetus

Selle juhtumi puhul oli tegemist alla 20 töötajaga ajakirja toimetusest, mis koosnes tehnilisest personalist ja ajakirjanikest-toimetajatest. Viimased töötasid suures osas kaugtöö vormis. Mitmed ajakirjanikud-toimetajad elasid Tallinnast väljas ja see võimaldas ajakirjal laiendada haaret. Peatoimetaja ja ajakirjanikud suhtlesid igapäevaselt e-maili, telefoni jm vahendusel - selline igapäevane suhtlus andis ka pildi töötajate tööaja kasutamisest.

Ajakiri ilmus üks kord kuus ja see oli ka töötulemuste hindamise sammuks. Lisaks sisekoosolekutele hindasid töötulemusi ka organisatsiooni välised eksperdid. Kaugtöötajatel olid töö tegemiseks valdavalt oma vahendid, kuid neil oli võimalus kasutada ka kontoris olevaid vahendeid. Distantsilt oli võimalik juurde pääseda organisatsiooni võrgukettale.

Loe pikemalt Juhtum 9 – mobiilne ajakirja toimetus


Viimane muutmine: 14:53, 25. märts 2010 Seda lehekülge on külastatud 17 401 korda.