Kuidas ettevõtet kaugtööks kohandada?

Allikas: Targa töö WiKi

Kaugtöö rakendamine puudutab paratamatult lisaks kaugtöötajatele ka teisi töötajaid, juhte ja kogu organisatsiooni töökorraldust. Seepärast tuleks kaugtöö lubamine läbi mõelda ja läbi arutada.

Kui kaugtöö rakendamine organisatsioonis erandlik ja mitte-süsteemne, võib tulla tagasilööke. Näiteks kui ühele töötajale tehakse tema erivajadustest (perekohustused, elukoht, tervislik seisund vms) erand ning lubatakse kodus töötada, aga seda ei selgitata teistele kontoris töötavatele inimestele ja kohal olemine on jätkuvalt tähtsam kui töö tulemus, võivad kannatada kõigi töötajate motivatsioon, töö efektiivsus, info liikumine jms.

Järgnevalt on toodud näpunäited, kuidas kaugtööd organisatsioonis süsteemselt rakendada. (Vaata ka Kaugtöö olemus).


Sisukord

Küsimused, millele peaks iga organisatsioon ausalt vastama enne kaugtöö juurutamist.

  1. Miks ma seda teen?
  2. Millist mõõdetavat kasu ma loodan kaugtööst saada?
  3. Kas ma olen valmis kaugtöö nimel olulisteks töö ja juhtimise ümberkorraldusteks kogu organisatsioonis?

Kui oled neile küsimustele vastanud selgelt ja ausalt, pannud need vastused ka kirja, siis oled saanud valmis nii kaugtöö missiooni kui eesmärgi! Nüüd oled valmis ka asuma kaugtööd oma organisatsioonis rakendama. Palju edu järgmisteks sammudeks!


Esimesed sammud kaugtöö rakendamisel. Alusta siit!

  1. Määratlege eestvedaja. Keegi peab algfaasis jälgima igapäevaselt, et kaugtöö hakatakse rakendama kõrvuti senise töökorraldusega. Tema peab ka vastutama, et iga töötaja puhul kaalutaks tema tööülesannete ja iseloomomaduste sobilikkust kaugtööks, pandaks paika konkreetsed tingimused töölepingus.
  2. Sõnastage kaugtöö rakendamise eesmärgid veelkord koos teiste juhtidega, et kõigil oleks arusaadav, miks seda tehakse.
  3. Mõelge välja, milline kaugtöö korralduse vorm sobib teie organisatsioonile kõige paremini. Tehke seda, vastates järgmistele küsimustele:
    1. Kas kaugtöö tegemise koht jääb töötaja otsustada või määratletakse see lepingutes (kodu, kaugtöökeskus, vm)?
    2. Kas kaugtöötajate tööaeg on määratletud kellajaliselt või jäetud vabaks?
    3. Milline oleks sobilik regulaarsus kaugtöö vormis töötamisel, et seda saaksid praktiseerida kõik töötajad, kelle tööülesanded seda võimaldavad (kord nädalas, kogu aeg, vm)?
  4. Määratlege, millised side, jm vahendid on vajalikud töötajale ja peakontorile, et kaugtööd edukalt korraldada.
  5. Otsustage, kes (kas tööandja või töötaja) kannab millised kaugtöö rakendamisega seotud kulud (sidekulu, arvutikulu, tehnilise toe kulu, jms)
  6. Leppige kokku, kuidas mõõdetakse kaugtöötajate töö tulemuslikkust iga töötaja osas ja kogu organisatsioonis tervikuna, sh ka kontoris töötajate osas.
  7. Leppige kokku, kuidas, kes ja millise regulaarsusega hakkab hindama kaugtöö kasutamisega seonduvate eesmärkide täitmist, töötaja rahulolu ja tootlikkuse kasvu.
  8. Vaadake üle ja otsutage, milliseid olemasolevaid tööd reguleerivaid dokumente tuleb organisatsioonis muuta või millised täiendavad kaugtööd reguleerivad dokumendid välja töötatakse.
  9. Tutvustage kaugtöö rakendamise eesmärke ja põhimõtteid nii allastme juhtidele kui kõigile töötajatele. Kasutage nendelt saadud tagasisidet muudatuste sisseviimiseks kaugtöö rakendamises.
  10. Rakendage esialgu pilootprojekt. Näiteks kasutage kaugtööd ühe osakonna peal kuu aega.
  11. Hinnake koos töötajatega kaugtöö pilootprojekti õnnestumist.
  12. Laiendage kaugtööd kogu organisatsiooni ulatuses, koolitage seoses muudatustega kõiki organisatsiooni töötajaid ja mõõtke regulaarselt tulemusi.

Hakkame otsima sobivaid töötajaid.

  1. Analüüsige iga töökoha tööülesandeid - peamiste ja teisejärguliste ülesannete iseloom, tööaja kontrolli mehhanismid, tulemuste mõõtmise süsteem.
  2. Määratlege, kui sageli kasutab või vajab töötaja oma ülesannete täitmiseks tehnoloogilisi abivahendeid ( arvuti, email, internet, mobiiltelefon, lauatelefon, jne)
  3. Uurige, kas töötaja on iseseisev ja armastab üksi töötada, kas ta järgib enesedistsipliini ja on hea suhtleja.
  4. Tehke selgeks, millised võimalikud kõrvalmõjud ootavad töötajat väljaspool kontorit töötades. Kodukontoris võivad nendeks olla lapsed, teised pereliikmed, loomad, jne. Kaugtöökeskuses võivad kõrvalmõjudeks olla ruumide asetus, töötajate rohkus, lahtioleku ajad, jne.
  5. Olge kindlad, et töötajal on piisavalt kogemusi hakkamasaamiseks iseseisvalt töötades.
  6. Täpsustage, milline kaugtöö vorm sobib enim töötajale tema enda arvates.

Viime organisatsiooni juhtimises sisse vajalikud muudatused.

  1. Muudame iga töötaja töötulemuse mõõdetavaks. Kaugtöö õnnestumisel on just mõõdetavatel töötulemustel suurim osatähtsus. Mõõdetavus võib tähenda mõõtmist nii tulemuse kui aja osas või ka mõlema osas. Oluline on järgida, et seda tehtaks võrdselt nii neil töötajatel, kes töötavad kontoris kui ka neil kes töötavad väljaspool kontorit.
  2. Mõtleme läbi kogu organisatsiooni kommunikatsioonimudeli ja kaasajastame selle nii, et ta sobiks ka kaugtööga. Selleks vaatame:
    1. Kes ja kuidas annab töökorraldusi?
    2. Kes ja millal mõõdab töö tulemusi?
    3. Kes, mille alusel ja kui sageli tunnustab töötajaid avalikult?
    4. Kuidas on välistatud kaugtöötajate liige isoleeritus ja võõrdumine ehk milliseid näost-näkku ühisüritusi ja millise sagedusega ette võetakse
    5. Mil määral ja kui sageli korraldatakse videosessioone?
  3. Analüüsime ja prognoosime, kuidas mõjub kaugtöökohtade loomine organisatsiooni eelarvele. Millised kulud kasvavad, millised vähenevad? Millised kaugtööga seotud kulud tasub tööandja, millised töötaja? Mida teha tühjade töökohtadega?
  4. Lepime kokku iga töötajaga, kuidas, millise sagedusega ja mil moel toimub suhtlemine peakontori, kaugtöötaja ja teiste kolleegide vahel. Oluline on, et see oleks süstemaatiline suhtlus ning kindlasti peaks ka töötajad saama omavahel suhelda reaalajas ning näha, milliste tööülesannetega keegi parajasti tegeleb.
  5. Töötame välja sellise koolitusprogrammi, mis võimaldab koolitustest osa saada ja areneda ka neil töötajatel, kes peamiselt töötavad kaugtöö vormis ja viibivad harvem kontoris. Peaasi: ärge unustage oma kaugtöötajaid ära!
  6. Analüüsime, millist turvariski võib meie organisatsioonile tähendada see, et osad töötajad töötavad väljaspool kontorit. Viige sisse vajalikud meetmed nii ärisaladuste, autoriõiguste kui ka muu infolekke takistamiseks. Võib osutuda vajalikuks, et kõik organisatsiooni info asub keskserveris, kust töötaja saab seda vaid ID-kaardiga sisse logides vaadata. Samuti võib osutuda oluliseks infolekke eest karistamine rangete trahvidega, mis on määratletud tööandja ja töötaja vahelises lepingus.
  7. Teeme kindlaks, et kaugtöö ei mõjutaks halvasti töötaja tervist ja selle läbi ei langeks produktiivsus. Selleks oleks oluline veenduda, milline näeb välja töötaja töökoht (et see oleks ergonoomiline, puhta õhuga, jne). Vastavalt kehtivatele seadustele tagab tööandja töötajale sobivad töötingimused ega saa nende loomist delegeerida töötajale.
  8. Teeme kindlaks ja tagame, et iga kaugtöötaja töökohal oleks olemas organisatsioonile vajalikud IKT vahendid ja lahendused. Tavapäraselt peetakse vajalikuks järgmist:
    1. Interneti ühendus, allalaadimise kiirusega 1Mbps(võimaldab kiiret andmeedastust) ja üleslaadimiskiirusega 256kbps (asünkroon);
    2. Riistvara: töökorras arvuti, protsessoriga min 2,16 GHz., printer, skanner, videokaamera (ühilduvus arvutiga);
    3. Tarkvara (Microsoft Office, lisaks muud spetsiifilised tarkvarad);
    4. Tulemüür, viirusetõrje ja andmekaitse vahendid (sisselogimine ID-kaardi või näpujäljega, vms).
Viimane muutmine: 10:13, 12. veebruar 2010 Seda lehekülge on külastatud 9292 korda.